Η ανώνυμη εταιρεία με την επωνυμία «HELLENiQ ENERGY ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΩΝ» (εφ’ εξής η «εταιρεία») που εδρεύει στο Μαρούσι Αττικής, οδός Χειμάρρας 8Α, με ΑΦΜ 094049864, Δ.Ο.Υ. ΦΑΕ ΑΘΗΝΩΝ, ως υπεύθυνη επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων των αιτούντων την ένταξή τους στο Πρόγραμμα Επιβράβευσης Αριστούχων Αποφοίτων Λυκείου , καθορίζει τους σκοπούς και τον τρόπο επεξεργασίας αυτών σύμφωνα με τον Κανονισμό 679/2016 ΕΕ για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων) (εφ’ εξής «ΓΚΠΔ») και την εν γένει εφαρμοστέα νομοθεσία.

1. Πηγές συλλογής & Κατηγορίες προσωπικών δεδομένων

Η εταιρεία συλλέγει τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων του υποκειμένου προσωπικών δεδομένων από το ίδιο το υποκείμενο, μετά την ανάγνωση του παρόντος εκ μέρους των αιτούντων και την επιβεβαίωση της ανάγνωσης στο πλαίσιο ειδικής φόρμας:

2. Σκοποί επεξεργασίας

Οι σκοποί για τους οποίους γίνεται η επεξεργασία των ανωτέρω προσωπικών δεδομένων είναι οι εξής: 

• η ενημέρωση της εταιρείας για την πρόθεση του αιτούντος (υποκειμένου των δεδομένων) για τη συμμετοχή στο Πρόγραμμα Επιβράβευσης Αριστούχων Απόφοιτων Λυκείου.
• η αξιολόγηση των δεδομένων του για την επιβράβευσή του, με σκοπό την καλύτερη εξυπηρέτησή του,
• η τήρηση των στοιχείων επικοινωνίας του αιτούντος στη βάση δεδομένων της εταιρείας με σκοπό καταρχάς τη σύσταση συνδέσμου βραβευθέντων, και τέλος, επαφή και ενημέρωση όλων των αιτούντων βράβευσης, είτε την έλαβαν είτε όχι, για τις δραστηριότητες του Ομίλου. Ο προβλεπόμενος χρόνος διακράτησης δεδομένων για όσους δεν βραβεύτηκαν είναι 2 έτη, ενώ για όσους βραβεύτηκαν είναι 15 έτη.
• η θεμελίωση και άσκηση νομίμων δικαιωμάτων της εταιρείας για την προάσπιση των εννόμων συμφερόντων της, καθώς και αυτών των εταιρειών του Ομίλου της, η διαχείριση των επιχειρηματικών λειτουργιών της εταιρείας και των υποδομών του IT, σύμφωνα με τις εσωτερικές της πολιτικές και διαδικασίες

Η παροχή προσωπικών δεδομένων του υποκειμένου είναι απαραίτητη προκειμένου να υποβάλει αίτηση για τη συμμετοχή του στο Πρόγραμμα Επιβράβευσης Αριστούχων Απόφοιτων Λυκείου.

3. Νομική βάση επεξεργασίας

Σύμφωνα με την εφαρμοστέα νομοθεσία για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, οι νομικές βάσεις επί των οποίων πραγματοποιείται η επεξεργασία των δεδομένων είναι, κατά περίπτωση, οι εξής:

• άρθρο 6 παρ.1 α ΓΚΠΔ, δηλαδή η συναίνεση του υποκειμένου στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν, αν και εφ’ όσον το υποκείμενο την παράσχει παρέχοντας ειδικά τη συναίνεσή του για τη διατήρηση των στοιχείων του στη βάση δεδομένων της εταιρείας.
• άρθρο 6 παρ. 1 β του ΓΚΠΔ, αφού η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη σύναψη της σύμβασης αρχικώς και εν συνεχεία την εκτέλεση της σύμβασης, της οποίας ο φοιτητής ως υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος,
• άρθρο 6 παρ. 1 γ του ΓΚΠΔ, αφού η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας,
• άρθρο 6 παρ. 1 στ του ΓΚΠΔ, δηλαδή η εξυπηρέτηση των σκοπών των εννόμων συμφερόντων της εταιρείας για την αποτελεσματική λειτουργία της, όπως τα έννομα αυτά συμφέροντα περιγράφονται στους σκοπούς παραπάνω στην παράγραφο 2  Ε.

4. Διαβίβαση και Κατηγορίες αποδεκτών

H εταιρεία μπορεί να διαβιβάσει τα δεδομένα σε άλλα νομικά πρόσωπα του Ομίλου (π.χ. την Εταιρεία ΕΚΟ – ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΚΑΥΣΙΜΑ ΚΑΙ ΟΡΥΚΤΕΛΑΙΑ), εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, για τους ίδιους σκοπούς που αναφέρονται στην παραπάνω παράγραφο με αριθμό 2. Επιπλέον, μπορεί να διαβιβάσουν τα δεδομένα σε εξωτερικούς συνεργάτες της εταιρείας. Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων από τους παραπάνω συνεργαζόμενους με την εταιρεία φορείς γίνεται υπό τον έλεγχο της εταιρείας και υπόκειται στην ίδια πολιτική προστασίας της ιδιωτικότητας ή σε πολιτική του ίδιου τουλάχιστον επιπέδου προστασίας.

Μπορεί επίσης να διαβιβάσει δεδομένα σε Δικαστικές, Εισαγγελικές, Διοικητικές ή Αστυνομικές Αρχές στο πλαίσιο της δικαστικής προάσπισης των εννόμων συμφερόντων τους ή εφόσον αυτό απαιτείται από το νόμο.

5. Δικαιώματα υποκειμένου

5.1 Δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού επεξεργασίας

Το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να υποβάλλει αίτημα στην εταιρεία, (ως υπεύθυνη επεξεργασίας) για:

• πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα που το αφορούν,
• διόρθωση ανακριβών ή ανεπίκαιρων δεδομένων που το αφορούν ή για συμπλήρωση τυχόν ελλιπών δεδομένων,
• να ζητήσει τη διαγραφή δεδομένων που το αφορούν εφόσον η επεξεργασία τους δεν είναι απαραίτητη σε σχέση με τους σκοπούς για τους οποίους  συλλέχθηκαν,
• να ζητήσει τον περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν,
• φορητότητα των δεδομένων του (π.χ. και απευθείας σε άλλο εργοδότη).

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα αυτά, συμπεριλαμβανομένων των περιστάσεων υπό τις οποίες ασκούνται και τον τρόπο άσκησης τους περιλαμβάνονται ΔΗΛΩΣΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ που βρίσκεται αναρτημένη στον ιστότοπο της εταιρείας (https://www.helleniqenergy.gr/dilosi-prostasias-prosopikon-dedomenon)

5.2 Δικαίωμα εναντίωσης

Επιπλέον, το υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται να αντιτάσσεται, ανά πάσα στιγμή και για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή του, στην επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων, η οποία βασίζεται στο άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο ε ή στ του ΓΚΠΔ, περιλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, βάσει των εν λόγω διατάξεων. Σε τέτοια περίπτωση η εταιρεία ως υπεύθυνη επεξεργασίας δεν υποβάλλει πλέον τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε επεξεργασία, εκτός εάν καταδείξει επιτακτικούς και νόμιμους λόγους για την επεξεργασία, οι οποίοι υπερισχύουν των συμφερόντων, των δικαιωμάτων και των ελευθεριών του υποκειμένου ή για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων.

5.3 Δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης

Ο αιτών έχει δικαίωμα να ανακαλέσει τη συγκατάθεσή του οποτεδήποτε, χωρίς να θιγεί η νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεση πριν από την ανάκλησή της. Σε κάθε περίπτωση το υποκείμενο ενημερώνεται ότι η ανάκληση της συγκατάθεσης ως προς την επεξεργασία δεδομένων που είναι απολύτως αναγκαία για την εκτέλεση της σύμβασης, μπορεί να σημαίνει ότι δεν μπορεί να εκτελεστεί η σύμβαση σε κάποια από τις πτυχές της ή εξ ολοκλήρου.

Η άσκηση των προαναφερομένων δικαιωμάτων προϋποθέτει την υποβολή από το υποκείμενο, χωρίς κόστος, έγγραφης αίτησης προς τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων της εταιρείας, τα στοιχεία του οποίου παρατίθενται ακριβώς παρακάτω. Η εταιρεία επιφυλάσσεται να απαντήσει το αργότερο εντός μηνός από τη λήψη του αιτήματος, μπορεί όμως να παραταθεί με αιτιολογημένη απόκρισή της ο χρόνος αυτός κατά δύο το πολύ μήνες.

6. Επικοινωνία υποκειμένου με την HELLENiQ ENERGY

Για οποιοδήποτε θέμα αναφορικά με την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων ή εάν επιθυμεί να ασκήσει τα δικαιώματά του ή να λάβει αντίγραφο της τελευταίας έκδοσης της Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων της HELLENiQ ENERGY, το υποκείμενο των δεδομένων δύναται να επικοινωνεί με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (Data Protection Officer – DPO) της εταιρείας χρησιμοποιώντας τα παρακάτω στοιχεία επικοινωνίας:

• μέσω e-mail: στην ηλεκτρονική διεύθυνση DPO@helleniq.gr
• τηλεφωνικά στο τηλέφωνο επικοινωνίας 210 6302252
• μέσω ταχυδρομείου: στη διεύθυνση της εταιρείας, υπόψιν Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων.

7. Χρόνος διατήρησης προσωπικών δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται στους servers της εταιρείας, που βρίσκονται σε data center στον ΑΣΠΡΟΠΥΡΓΟ ΑΤΤΙΚΗΣ. Λαμβάνονται μέτρα προστασίας τους, δηλαδή access rights, κρυπτογράφηση και ανωνυμοποίηση των παλαιότερων δεδομένων. 

Η εταιρεία διατηρεί τα προσωπικά δεδομένα για χρονικό διάστημα μέχρι δεκαπέντε (15) έτη από τη λήξη της σύμβασης με οποιονδήποτε τρόπο και μέχρι δύο (2) έτος από την υποβολή της αίτησης από το φοιτητή σε περίπτωση μη σύναψης της σύμβασης. Εάν εκκρεμεί δικαστική διένεξη, πέραν των ως άνω χρόνων επεξεργασίας, και μέχρι την περαίωσή της με αμετάκλητη δικαστική απόφαση.